Política do viagens corporativas

A política por viagens corporativas é essencial de modo a qualquer empresa qual preza pelo controle do custos e igualmente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Ter os processos por viagens natural definidos otimiza rotinas, garante de que os gestores permitam controlar os gastos e que os colaboradores cumpram as regras.
Ainda assim, é necessário de que a política de viagens faça Parcela do dia a dia por quem realiza as viagens e de que o engajamento garanta este cumprimento DE regras da empresa.
Pensando nisso, criamos um artigo completo de modo a te auxiliar na criaçãeste da política de viagens corporativas. Continue usando a leitura e entenda o conceito e o passo a passo de modo a construir e aplicar os processos da política do viagens na tua empresa!
O de que é e qual a importância por uma política de viagens corporativas?
A política por viagens corporativas é um documento onde se estabelecem as diretrizes para este processo de viagens corporativas do uma empresa. Possui como objetivo aumentar o compliance e controle por custos com viagens, além por prevenir erros em registros de despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.
Na política sãeste descritos ESTES procedimentos para a realizaçãeste por viagens representando a empresa. Desde o processo por solicitação do serviçESTES de viagem, às normas do valores por despesas e prestações de contas.
O presente tipo do documento é crucial de modo a que colaboradores saibam tais como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, qual por sua vez garante a segurança e bem-estar do colaborador.
Por qual deter uma política de viagens corporativas bem definida?
Você tem ideia do quanto tua empresa gasta em viagens corporativas? Esse tipo do controle nãeste é mal importante como essencial para a saúdo financeira por 1 negócio.
Seja viagem para fechar um contrato, de modo a prestar 1 serviçeste, de modo a participar de um treinamento ou destemido compromisso corporativo, deter uma previsão por gastos e a certeza de qual os reembolsos Seroada feitos dentro Destes padrões pode, até mesmo, reduzir custos nenhumas deixar este conforto por lado ou diminuir o número do viagens.
A política de viagens corporativas entra tais como uma forma do padronizar processos e procedimentos. Nesse caso, todo o fluxo da viagem, a partir de a adquire das passagens e a escolha do hotel até a prestaçãeste por contas, é realizado com amplamente Muito mais assertividade.
Vale lembrar qual a política deve fazer sentido usando as necessidades da empresa e de seus colaboradores. 1 equilíbrio entre controle por gastos e Duty of Care.
Com o tempo, a política por viagens vai estar enraizada e trará muitos retornos positivos de modo a todos quando este assunto é viagem corporativa.
O que uma política por viagens corporativas precisa ter?
Uma política do viagens corporativas serve para comunicar as regras definidas através sua própria empresa. Para qual esta comunicação mesmo que efetiva, é preciso qual ao escrevê-la você leve em consideração para quem você está falando.
Assim sendo, para evitar a má interpretação DE regras e o baixo engajamento, a sua própria política de viagens deve ser objetiva, deter regras mensuráveis e estar alinhada à cultura da empresa.
A ideia é qual este nosso documento se conecte aos seus colaboradores e nãeste seja alheio ao POR DIA a dia do viajante. Por isso tenha os pontos em mente:
• Crie categorias e orçamentos claros: ESTES funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais classes de despesas eles podem possibilitar gastar;
• Seja realista: A redução por custos é fundamental de modo a seu programa de viagens, contudo do nada adianta definir tetos de gastos baixíssimos se não é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam deter autonomia para responder às próprias perguntas, então seja breve e objetivo. Descreva ações em formato por passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Tais como qualquer processo na sua própria empresa, certifique-se por que é responsabilidade de algufoim validar se os membros da equipe estão usando a política e tais como É possibilitado a ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalizaçãeste: Garanta que a sua política de viagens possa ser aplicada em softwares de gestão de viagens, os OBTs. Estas soluções são grandes aliadas para sua gestão, é importante que a política possa ser adaptada para outros meios além do documento de papel (ou PDF.).
⇒ Leia também: 3 dicas para atualizar seu programa de viagens corporativas
Passo a passo para criar uma política de viagens corporativas
Uma boa política por viagens corporativas é pensada de modo a qual ESTES colaboradores entendam e estejam engajados. Só Assim sendo ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Por sua vez qual você já sabe a importância por deter uma política do viagens corporativas bem definida, chegou a hora do conferir o passo a passo para aplicar na sua empresa.
• Etapa 1: Levantamento por dados;
• Etapa 2: Retrato Destes viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento do viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens;
• Etapa 5: Definição Destes processos por solicitaçãeste, aprovação e prestação de contas;
• Etapa seis: Segurança e natural-estar;
• Etapa 7: Comunicação da política.
Confira cada uma DE etapas de maneira detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento do dados
Antes de arregaçar as mangas e começar a escrever a sua política por viagens, vamos lançar um passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas sãeste uma obrigatoriedade transversal em muitas empresas. Ou seja, muitos setores têm interesse pelo resultado das políticas e processos de viagem.
Crie 1 comitê multidisciplinar na sua própria empresa para discutir a política de viagens. Multiplos perspectivas enriquecem este documento e farão com qual ele atenda de maneira integral às necessidades do todos os envolvidos.
Constate quaisquer perfis de que podem ser convidados de modo a a discussãeste:
• CEO: Responsável pela visão estraté especialmentegica do negócio, é importante que a tua visãeste seja incluída pelo processo, de modo a que a política atenda às obrigatoriedade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: ESTES gastos de viagem comumente sãeste o segundo maior custo por diversas empresas, é imprescindível que a política leve esta perspectiva em consideraçãeste;
• Recursos humanos: Nenhumas este viajante nenhuma viagem acontece, não é exatamente? Este bem-estar, segurança e satisfaçãeste dos colaboradores é essencial para qual o objetivo das viagens mesmo que atingido;
• Lideranças DE áreas de Empreendimento interessadas: Quais ESTES setores que Muito mais viajam na tua empresa? Traga os gestores destas áreas de modo a a discussãeste, eles poderão informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável pela gestãeste DE viagens precisará garantir o cumprimento DE políticas e a eficácia por todo este programa de viagens, assim sendo é importante que participe desta construção;
• Viajantes frequentes: Este viajante está na ponta do processo e será ele qual deverá cumprir a política de viagens. Sua própria visãeste poderá demonstrar quais ESTES gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades durante as viagens. Nosso feedback é extremamente importante.
Este levantamento de dados orientará a criação DE políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos DE viagens já realizadas saiba como: média por gastos, tipos do despesas Muito mais utilizados, ESTILOS do serviços, quais os setores qual Ainda mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Perfil dos viajantes e as políticas
Multiplos perfis do viajante pedem variados políticas do viagem.
É comum qual, exatamente com uma política de viagens definida, alguns grupos de viajantes tenham benefícios variados por outros da mesma empresa. 1 exemplo simples é a diretoria em relaçãeste às demais áreas.
Os quadros acabam sendo tratados tais como exceções à regra. Mas se uma exceção é recorrente, automaticamente perde este caráter de exceção e utilizando isso perde-se este controle.
Assim sendo, nãeste possua medo de criar políticas diferentes de convénio utilizando este perfil dos grupos do viajantes. Isto simplificará este controle e aumentará a adesãeste às políticas, Muito mais alinhadas às necessidades reais Destes colaboradores.
Este perfil do viajante Pode vir a ser identificado na fase por levantamento de dados e construído com base diversos critérios, tais como:
• Setor;
• Cargo ou função;
• Pontos positivos específicos;
Além do perfil dos viajantes, é preciso compreender qual o perfil de negócio da sua empresa.
O foco das suas viagens é com objetivos comerciais, qual podem ser planejados utilizando elevado antecedência ou este objetivo é atender clientes em manutenção do equipamentos, por exemplo, e tem menos antecedência?
As propriedades do seu Empreendimento serão relevantes para definir as normas de viagem por seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento por viagens
O orçamento destinado às viagens da tua empresa é uma Saber importantíssima de modo a a construção das regras de viagem e poderá ser definido globalmente, de modo a toda a companhia, dividido por área do negócio ou por Género do despesa.
O nível de detalhamento dependerá da política orçamentária da sua empresa, contudo será necessário de que o processo de gestãeste do serviços e despesas de viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Além disso, a Sentido DE regras de despesas deve ser orientada a cumprir os objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimizaçãeste dos custos de viagem.
⇒ Conheça ESTES 5 passos de modo a um Orçamento por viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política por viagens corporativas
Por sua vez qual você já sabe quais ESTES MODELOS de viajantes, as propriedades DE viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora por definir as regras.
Quais recursos Seroada usados pelo viajante corporativo?
Serviços pré-viagem, saiba como a emissão de aé especialmentereos, sãeste reservados e pagos previamente de que o colaborador embarque. Contudo Há outras despesas, como alimentação e táxi, realizadas em a viagem, de que nãeste sãeste pagas com antecedência.
Neste caso, qual este recurso de que este viajante usará? Esta definição é importante como impacta pelo fluxo do reembolsos e prestação do contas, e até mesmo no orçamento familiar de seus colaboradores.
Cá estão várias pontos do atenção de modo a se considerar ao definir o tipo por recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e o reembolso de despesas: Este seu colaborador tem propriedade financeira para arcar utilizando estas despesas e esperar até de que o ciclo do aprovações termine para receptar o valor do volta?
Caso a sua intençãeste seja trabalhar mal utilizando o reembolso de despesas, recomendamos qual você repense. Em geral, trabalhar apenas utilizando o reembolso por despesas gera insatisfação nos colaboradores de que ficam usando este orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer um adiantamento de modo a a realizaçãeste das despesas Destes colaboradores evita o comprometimento do recursos próprios Destes viajantes, porém exige 1 controle ainda Muito mais necessário A cerca de as despesas.
Este recurso da empresa precisa ser justificado, portanto a prestaçãeste do contas é 1 processo importantíssimo. Para além disso, este meio pelo qual você cede os valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você Têm a possibilidade de entender Muito mais A cerca de meios por pagamento do adiantamentos neste artigo e A respeito de os riscos deste processo pelo artigo Adiantamento para despesas de viagens: tais como conter os riscos?
• Cartãeste do crédito corporativo: Esta opçãeste além por não comprometer este salário do colaborador, nãeste compromete o caixa da tua empresa. O pagamento da fatura é programado e a previsibilidade por caixa é simplificada.
No entanto, a conciliação por inúmeras faturas por cartão de empréstimo Pode vir a ser um desafio, tais como a validar as políticas em cada despesa. Por isso, procure por uma soluçãeste que permita conciliar AS SUAS faturas usando a prestação por contas dos colaboradores, assim este processo se torna Muito mais necessário e simplificado.
Defina regras para cada Genero de custo por viagem
Nas regras de despesas é essencial definir ESTES limites de forma clara, levando em consideraçãeste as peculiaridades do seu negócio.
Reembolsável ou nãeste reembolsável?
Qual Género por despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou utilizar um dos recursos cedidos através empresa para embolsar? Esta é uma regra valiosa, pois evita gastos desnecessários em a estadia.
Comumente as despesas com bebidas alcoólicas e guloseimas nãeste sãeste reembolsáveis. Mas Andam outras possibilidades, como as despesas do café da manhã, quando este hotel contratado possuir o serviço incluso na tarifa, por exemplo.
Este nível por detalhamento desta definição dependerá do histórico Destes seus viajantes. Pelo passado, os gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Categorias por despesas reembolsáveis
Para definir quais despesas serão englobadas em sua própria política de viagens, volte aos dados levantados no primeiro passo e faça perguntas tais como:
Quais as despesas Ainda mais comuns nas viagens de seus colaboradores? Quantos dias em mé especialmentedia eles passam nos destinos? ESTES hoté especialmenteis reservados precisam ser pagos no balcão?
Já ESTES valores estipulados para cada Genero por despesa podem possibilitar ser definidos utilizando base na mfoiPOR DIA histórica dos seus viajantes e informações por mercado. ESTES benchmarks sãeste recursos valiosos para entender quanto companhias semelhantes à tua gastam nessas despesas.
Defina 1 teto de modo a as despesas, mas nãeste restrinja AS SUAS opções com restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao ter autonomia orientada por limites do gastos, este viajante se sente mais responsável por suas escolhas e tende a aderir às políticas com mais facilidade.
Aprecie alguns pontos relevantes A respeito de ESTES principais MODELOS do despesas em viagens corporativas:
• Alimentaçãeste: Para definir o valor máximo em refeições, leve em consideração o custo do alimentaçãeste em determinadas regiões, como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre estes 2 cenários é gigantesca, deter políticas multiplos poderá ajudar tua empresa a minimizar custos. De modo a isso, consulte este custo por refeições em sites saiba como da Alelo e Sodexo, que fornecem uma média de valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao caráter flutuante do valor das corridas, regras A respeito de Classe por veículo e horário DE corridas podem vir a ser Ainda mais assertivas e dar mais controle. Estas políticas mais detalhadas podem possibilitar ser gerenciadas por meio por contas corporativas em aplicativos como Uber e 99 ou plataformas para a gestão de múltiplos aplicativos de mobilidade urbana, de que permitem a comparaçãeste entre vários fornecedores.
Este importante nesta Classe de despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o emprego do táxi.
• Reembolso por km: Este valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos este custo por desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo Acerca despesas utilizando quilometragem, explicamos saiba como construir este valor por km rodado. Clique cá de modo a lê-lo na íntegra.
Serviços de viagem
As políticas de modo a a contrataçãeste do serviços de viagem englobam tanto o processo por solicitaçãeste, quanto limites do valores permitidos.
Apesar de cada serviço por viagem deter suas particularidades, regras do antecedência para solicitaçãeste eram 1 ponto comum entre todos os ESPÉCIES do serviço, já que em global garantem melhores tarifas.
Hoje, utilizando as incertezas da pandemia, a antecedência DE solicitações reduziu demasiado. Permitir a compra de tarifas flexíveis, pode evitar perder este bilhete pelo caso do algum imprevisto.
Ainda Nesse caso podemos definir diversas políticas práticas de modo a garantir o controle de custos em viagens. Constate a seguir exemplos por políticas do aéreos e hospedagens:
Aé especialmentereos
Quando falamos em aé especialmentereos, nunca a todos os momentos o menor preçeste é O MAIS EFICAZ preçeste, então cuidado com este nosso Genero do política. Se o menor preçeste do aéreo for às 5h da manhã, você meterá do lado o natural-manter-se do colaborador? Ou ainda, este custo da hora Em excesso do viajante compensa o valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Definição da classe de passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variaçãeste da tarifa selecionada em relaçãeste à menor tarifa disponível;
• Antecedência do solicitaçãeste (caso faça sentido);
• Horário Destes vôos selecionados;
• Cia aérea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na Parcela de hospedagem, é importante verificar ESTES seguintes tópicos para a construçãeste da política:
• Definição do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas para capitais e interior, devido à diferença do custo nas localidades;
• Tipo por quarto permitido – devido à pandemia, a maioria das aqui companhias não exige Ainda mais o compartilhamento por quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleção por hotfoiis com ou com café da manhã – Uma recomendação é optar sempre por opções utilizando café, pois as diferenças por tarifas costumam ser menores;
• Política do valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Como orientação e nãeste obrigatoriedade.
Caso sua empresa possua entendimento usando fornecedores por serviços, nãeste deixe de especificá-los nas políticas e garantir qual estejam disponíveis de modo a a comparação utilizando outros fornecedores.
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Etapa 5: Sentido dos processos do solicitação, aprovação e prestaçãeste de contas
Tais como sabemos, a política por viagens funciona tais como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da sua empresa.
Descreva de maneira clara e objetiva pelo documento qual o procedimento de modo a solicitar serviços e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitaçãeste do colaborador deverá passar. 1 processo padronizado facilita a gestãeste dos pedidos, a compra e reserva por serviçESTES, além do aumentar este controle A cerca de ESTES custos.
Da mesma FORMATO, descreva as regras para prestação por contas. Nesse caso, seus viajantes saberão tais como justificar seus gastos, utilizando todas as informações de que seu time financeiro precisa de modo a a comprovaçãeste fiscal das despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e o controle do prestaçãeste de contas via planilhas, não sãeste nada eficientes à medida qual seu processo ganha escala. Assim sendo, considere adotar uma solução para gestãeste por despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem qual seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie o fluxo do solicitações e aprovações em 1 único lugar, evitando qual se percam entre seus e-mails.
Além disso, viabilizam a validação DE políticas pelo instante da seleção dos serviços, minimizando ESTES custos do viagens e potencializando este seu controle e gestãeste.
⇒ Controle de políticas em planilhas do despesas: realmente resulta? Leia este artigo completo e descubra a melhor FORMATO de validar suas políticas.
Etapa seis: Segurança e natural-estar
Se há algo de que a pandemia nos ensinou, foi a importância do deter orientações claras sobre como proceder caso ocorram imprevistos.
O bem-manter-se do viajante precisa ser uma prioridade para a sua empresa. Portanto, dedique uma sessãeste em tua política para descrever estes procedimentos e contatos do emergência para garantir qual seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia identicamente conjuntamente: Duty of Care: o natural-manter-se do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicaçãeste da política de viagens corporativas
Presentemente qual você construiu sua política, o engajamento Destes colaboradores dependerá por uma comunicaçãeste assertiva e abrangente do documento.
Cá estãeste algumas ideias de comunicação para conscientização A respeito de a política por viagens da empresa:
• Campanha do e-mails de modo a todos ESTES colaboradores;
• Resumo DE políticas em formato do infográfico;
• Lembrete utilizando as políticas 1 POR DIA previamente DE viagens;
• Validaçãeste automática do políticas pelo software do gestãeste do viagens;
• Aceite DE políticas no software do gestão por viagens.